Quelles sont les règles qui s’appliquent en Suède en matière d’archivage pour une entreprise ?
Combien de temps dois-je conserver les documents ?
Tous les reçus / factures / rapports annuels…doivent être conservés au moins 7 ans après la fin de l’exercice. Par exemple les documents concernant l’exercice 2019 devront être stockés jusqu’au 1er janvier 2027.
Sous quel format dois-je conserver les documents que je reçois ou que j’envoie ?
Un document doit être conservé sous son format original pendant au moins 3 ans après la fin de l’exercice. Au-delà, il doit être conservé encore 4 ans sous son format original ou sous un autre format.
Si la règle est simple, sa mise en œuvre l’est moins puisqu’on doit jongler avec deux types d’archivage (électronique et papier) selon le format initial propre à chaque document.
Si un fournisseur me transmet sa facture sous format électronique, est-ce que je dois l’imprimer ?
Pas nécessairement. Le document doit être conservé sous la forme sous laquelle il est parvenu à l’entreprise pendant 3 ans. Il n’y a donc nulle obligation d’imprimer les factures reçues par mail ou, à l’inverse, de scanner les factures reçues sous forme papier.
Si je scanne mes documents, est-ce que je peux me débarrasser du format papier ?
Pas immédiatement. L’entreprise peut scanner la facture reçue sous format papier mais ce dernier devra être conservé pendant 3 ans.
Recommandation : en attendant une possible évolution de la législation, une entreprise doit aujourd’hui :
– Privilégier le format électronique dans ses relations avec ses clients, ses fournisseurs et les administrations de façon à minimiser l’utilisation du papier,
– Scanner systématiquement les document reçus sous format papier, conserver le format papier 3 ans puis l’éliminer.